هات دسکینگ چیست؟ (و آیا برای دفتر شما مناسب است؟)

تصور کنید صبح از خواب بیدار می شوید، برای کار آماده می شوید و به دفتر می رسید، اما متوجه می شوید که… جایی برای شما نیست. یا شاید شما در حال شروع به کار هستید و – تعجب می کنید! — این میز گوشه جادار با چشم انداز عالی موجود است و می توانید تمام روز را در آنجا کار کنید. با hotdesking، هر دو سناریو ممکن است. در این مقاله، ما در مورد این نوع فضای کاری انعطاف پذیر و اینکه چرا ممکن است برای شرکت شما مناسب باشد یا نباشد، صحبت خواهیم کرد.

هات دسکینگ چیست؟

میز گرم یک روند فضای کاری انعطاف پذیر است که در آن کارمندان هر میز یا ایستگاه کاری را هنگام رسیدن به دفتر می گیرند. این یک جایگزین برای داشتن یک میز کار دائمی است، همانطور که در بسیاری از دفاتر سنتی وجود دارد. با استفاده از میز گرم، هیچ کس نمی تواند یک صندلی، میز یا میز را به طور دائم ادعا کند. وقتی یک کارگر به دفتر می رسد، بر اساس آنچه باز است، محل نشستن را انتخاب می کند. با رفت و آمد مردم از اداره، ترتیبات نیز تغییر خواهد کرد. میز گرم مانند غذاخوری در رستوران است. مردم در جایی می‌نشینند که صندلی‌های موجود باشد، و وقتی غذاخوری‌ها تغییر می‌کنند – یعنی. کارگران – می رسند و می روند.

هات دسکینگ در مقابل میز هتلینگ در مقابل رزرو اتاق جلسه

در حالی که مردم از اصطلاحات “میز گرم” و “هتلینگ میز” به جای یکدیگر استفاده می کنند، آنها یک تفاوت عمده دارند. با hotdesking، کارگران هر فضای کاری موجود (در صورت وجود) را می گیرند. با هتلینگ روی میز، کارمندان از قبل مشاغل را رزرو می کنند، مشابه رزرو اتاق هتل (از این رو نام آن). هر دو روش بر اساس اولویت، در دسترس بودن هستند. با این حال، میز گرم بسیار رایگان تر از میز هتل است زیرا سیستم رزرو وجود ندارد.

رزرو اتاق جلسه نیز با میز گرم و میز هتل متفاوت است، اگرچه شباهت هایی با یکدیگر دارند. رزرو اتاق جلسه هم در فضاهای اداری سنتی و هم در فضاهای اداری انعطاف پذیر عادی است. گروه ها فضاهای مشترک مانند اتاق های کنفرانس یا سالن های استراحت را از قبل رزرو می کنند. به این ترتیب آنها یک فضای همکاری اختصاصی دارند که از بقیه دفتر جدا می شود. حتی در دفتری با میز گرم، ایده خوبی است که یک سیستم جداگانه برای رزرو مناطق همکاری داشته باشید. برخی از نرم افزارها امکان قرار دادن میز و رزرو اتاق جلسه را فراهم می کنند.

هات دسکینگ برای چه نوع محل کار مناسب است؟

برخی از شرکت‌ها میز گرم را ترجیح می‌دهند، اما در برخی دیگر این یک دستور العمل برای کارمندان ناراضی و بهره‌وری پایین است. این سیستم در دو مورد به خوبی کار می کند. اولین مورد این است که اگر شما یک شرکت کوچک با تعداد محدودی از افراد که به هر حال در همان منطقه کار می کنند اداره می کنید – میز کار داغ این چارچوب را نمی شکند. مورد دوم این است که اکثر کارمندان شما فقط گاهی اوقات در دفتر هستند و برای مدت کوتاهی به فضای میز نیاز دارند. شاید بین جلسات فروش میدانی یا زمانی که نیاز به دسترسی به تجهیزاتی که در خانه ندارند حضور پیدا کنند. در این مورد، میز گرم نسبت به استفاده نادر از میزهای اختصاصی منطقی تر است.

برای تعیین اینکه آیا میز گرم بهترین راه حل برای محل کار شما است، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• کارکنان دفتر: آیا روزانه کارمندان زیادی در دفتر وجود دارد؟ اگر کارمندان بسیار کمی دارید که به طور منظم در خارج از دفتر کار می کنند، مطمئن شوید که همه می توانند مکانی را پیدا کنند که از آن راضی هستند، سردرد باشد.
• نقشه اداره: دفتر چه نوع فضایی دارد؟ آیا می توانید بخش های خاصی را به عنوان مناطق آرام یا مکان هایی برای ملاقات با هم تعیین کنید؟ آیا کارمندان و بخش، انواع مناطق مورد نیاز خود را خواهند داشت؟
• مکان دفتر: آیا رفت و آمد کارمندان به محل کار سخت است؟ به عنوان مثال، اگر مجبور باشند هر روز سوار مترو شوند، حمل وسایل کار زیاد می تواند مشکل ساز شود.
• امنیت: آیا کارمندان شما با اطلاعات بسیار حساس کار می کنند؟ یک میز گرم احتمالاً صندلی شخصی قابل اعتماد مورد نیاز شما را ارائه نخواهد کرد.

به طور کلی، اگر اکثریت تیم شما به ساختار یک دفتر سنتی نیاز دارند یا نیاز به نشستن منظم در کنار کارگران خاصی برای اهداف همکاری دارند، میز گرم گزینه مناسبی نیست. اگر هنوز یک محل کار ترکیبی می خواهید، یک سیستم رزرو می تواند جایگزین هوشمندی باشد. مقاله ما را در مورد نحوه اقامت روی میز هتل می‌تواند فضای کاری دفتر شما را بهبود بخشد، بررسی کنید.

مزایا و معایب هات دسکینگ

هات میز بالا و پایین دارد. در محیط های کاری مدرن که در آن کارکنان برنامه های انعطاف پذیر و فضاهای کاری ترکیبی را دوست دارند، برتری می یابد. از سوی دیگر، دفاتر یا شرکت‌های سنتی‌تر که به همه افراد در دفتر دائماً نیاز دارند، با میزهای گرم کار چندان خوبی ندارند. بیایید به جوانب مثبت و منفی بپردازیم تا هر دو طرف را بررسی کنیم.

مزایا: همکاری، اجتماعی شدن و نوآوری

وقتی کارمندان یا بخش‌هایی که معمولاً با هم کار نمی‌کنند نیاز به همکاری در یک پروژه داشته باشند، راحت‌تر است که کنار هم بنشینند و هرکسی می‌تواند میز کار خود را انتخاب کند. پس از پایان پروژه ها، کارگران می توانند پراکنده شوند. همچنین، از آنجایی که ایستگاه‌های کاری روزانه تغییر می‌کنند، کارمندان خود را نزدیک به همکارانی می‌بینند که معمولاً ممکن است با آنها درگیر نباشند. این می تواند روابط کاری را ایجاد و تقویت کند، همکاری را تشویق کند و همکاری را در سراسر شرکت توسعه دهد.

اینکه کارمندان به‌نظر می‌رسند hotdesking محدودکننده یا آزادکننده است، واقعاً به فرد و نوع کاری که انجام می‌دهند بستگی دارد. جایی که برخی ممکن است با تغییر ایستگاه های کاری احساس خفقان کنند، برخی دیگر ممکن است از خلاقیت و نوآوری بهره مند شوند. و اگر این کارمندان در همکاری پیشرفت کنند، می توانند با نشستن هر روز در کنار افراد جدید انگیزه بیشتری پیدا کنند. اگر یک شرکت خلاق با کارمندانی اداره می‌کنید که به هر حال تمایل زیادی به جابجایی دارند و میزشان را چیزی جز سطحی برای تکیه دادن نمی‌دانند، میز کار گرم می‌تواند به آزاد کردن تخیل آنها کمک کند.

این درجه از استقلال برای توسعه کارکنان عالی است و می تواند به آنها کمک کند تا احساس کنند کارفرما به آنها اعتماد دارد. با حذف نیاز به مدیریت خرد در جایی که همه می نشینند، به کارمند قدرت بیشتری داده می شود. برای برخی از اعضای تیم، مسئولیت اضافه شده باعث غرور در کار آنها می شود و آنها را تشویق می کند تا مسئولیت بیشتری برای کار خود بپذیرند.

منفی: عدم ثبات، سلسله مراتب و سفارشی سازی

کارگران مسن‌تر یا هرکسی که به یک چیدمان سنتی عادت دارد ممکن است بی‌ثباتی یک میز گرم را دوست نداشته باشد. ندانستن اینکه هر روز کجا می نشینید، یا حتی یک صندلی پیدا می کنید، می تواند اضطراب آور باشد. و زمانی که تجهیزاتی مانند لپ‌تاپ‌ها باید به محل کار رفت و برگشت شوند، بسیار دشوار است، اگر کارمند قبلاً به این کار عادت نداشته باشد. علاوه بر این، میز گرم به این معنی است که کارمندان نمی توانند فضای خود را سفارشی کنند یا محیط کار خود را برای متمرکز ماندن بهینه کنند.

در بدترین حالت، همه اینها به کارمندان می گوید که برایشان مهم نیست. برخی از کارگران ممکن است احساس کنند که اگر برای شرکت مهم بودند، حداقل جایی برای انجام کار خود داشتند. یک میز گرم همچنین می‌تواند بر سلسله مراتب اداری تأثیر بگذارد، مثلاً اگر یک مدیر یا کارمند 20 ساله مجبور باشد نزدیک گروهی از افراد تازه استخدام شده بنشیند یا تنظیمات میز بدتری نسبت به شخصی که به او گزارش می‌دهند، داشته باشد.

همچنین، عدم ثبات منجر به یک مشکل بزرگ دیگر می شود: میکروب ها. با اشتراک گذاری و جابجایی بسیار زیاد ایستگاه های کاری، میکروب ها بیشتر از زمانی که هر کسی میز کار خود را داشته باشد، به اطراف سفر می کند. این بدان معنی است که کارکنان باید در تمیز نگه داشتن ایستگاه خود بسیار کوشا باشند تا از فرد بعدی که از آن استفاده می کند محافظت کنند. وجود یک خدمه نظافت برای ضدعفونی کردن میزها هر شب مفید است. اما میز گرم به این معنی است که چندین نفر می توانند از یک میز در طول روز با تغییر شیفت استفاده کنند. ایستگاه های کاری هر بار که این اتفاق می افتد نیاز به تمیز کردن دارند.

مزایا: سازماندهی بهتر فضای کاری

این واقعیت که کارمندان نمی توانند میزهای خود را با وسایل شخصی تجهیز کنند به این معنی است که هر فضای کاری حداقل، پراکنده و منظم باقی می ماند. این یک ظاهر کلی خوب را ارائه می دهد و شما لازم نیست نگران کثیف یا کثیف بودن برخی از میزها باشید. برای برخی، این در واقع می تواند به جای کاهش خلاقیت، خلاقیت را تقویت کند – برخی افراد می توانند زمانی که حواس پرتی کمتری وجود دارد، واضح تر فکر کنند. به علاوه، در حالی که همانطور که در بالا گفتیم میکروب ها یک مشکل هستند، داشتن میزهای مرتب تر می تواند تمیز کردن را آسان تر کند. وقتی وسایل کمتری برای کار وجود دارد، می توانید مکان های صعب العبور را ضدعفونی و استریل کنید.

معایب: اتلاف وقت

حضور در محل کار بدون دانستن اینکه کدام میزها در دسترس هستند و محل کار راحت است، می تواند به اتلاف وقت تبدیل شود. پیدا کردن یک فضای روشن، راه اندازی و سپس عادت کردن به محیط، زمان کار را می خورد. اگر میز در دسترس نباشد، بهره وری را حتی بیشتر محدود می کند. و هر چه کارمند دیرتر به محل کار خود برسد، احتمال بیشتری وجود دارد که همه میزها (یا همه میزهای خوب) مطالبه شوند. سپس کارمند باید منتظر بماند تا کسی آزاد شود یا به خانه یا محیط کاری دیگری برای شروع روز برود.

در اینجا دلیل دیگری وجود دارد که چرا میز گرم می تواند منجر به اتلاف وقت شود: پیدا کردن همکاران مورد نیاز دشوار است. چه کسی باشد که مرتب در مورد کار با او صحبت می کنید یا یک متخصص که باید در مورد یک موضوع بزرگتر با او صحبت کنید، ندانستن جایی که کسی در آن قرار دارد می تواند دشوار باشد. در عین حال، گرد هم آوردن یک بخش برای یک جلسه سریع دو دقیقه‌ای، زمانی که همه از هم دور هستند، می‌تواند زمان زیادی طول بکشد. اگر کارمندان به دلیل جایی که می نشینند نتوانند تمرکز کنند، می توانند با بهره وری پایین بیابند. به عنوان مثال، کارگری که باید روی یک پروژه مهم تمرکز کند، اگر در کنار شخصی باشد که مجبور است در طول روز تماس های فروش برقرار کند، با حواس پرتی مواجه می شود.

مزایا: صرفه جویی در هزینه

میز گرم برای شرکت ها مقرون به صرفه است زیرا فضای اضافی وجود ندارد. در دفتری که بخشی از تیم به طور منظم از راه دور سفر می کنند یا کار می کنند، معمولاً به میزهای کمتری نیاز است. با محدود کردن فضای مورد نیاز برای میزها و استفاده بهتر از فضای باقی مانده، می توان هزینه های املاک را کاهش داد. همچنین گزینه ای برای به اشتراک گذاشتن یک فضای کاری با یک شرکت دیگر وجود دارد. شما می توانید یک فضای کار مشترک ایجاد کنید که از میز گرم استفاده می کند، هزینه ها را بیشتر کاهش می دهد و هزینه های اداره یک دفتر را به اشتراک می گذارد.

معایب: لجستیک فن آوری

هنگامی که کارمندان میزهایی را اختصاص می دهند، همه چیزهایی که برای انجام کار نیاز دارند از قبل برای آنها تنظیم شده است، بدون تجهیزات اضافی که استفاده نمی کنند. با این حال، با hotdesking، تدارکات فناوری می تواند گیج کننده باشد و چیزهای زیادی برای فکر کردن وجود دارد. به عنوان مثال، آیا هر میز باید کامپیوتر خود را داشته باشد یا فقط به مکانی نیاز دارید که یک کارمند لپ تاپ خود را به برق وصل کند؟ و آیا هرکس لپ تاپ خودش را می آورد یا باید لپ تاپ ارائه شده توسط شرکت را بیاورد؟ آیا این امکان وجود دارد که هر فردی با در نظر گرفتن نیازهای خاص، لپ تاپ خود را هر روز به محل کار خود منتقل کند؟

نظرات نهایی در مورد میز داغ

دانستن اینکه چگونه کارکنان شما بهترین کار را انجام می دهند به معنای کارگران شادتر و بهره وری بالاتر است. اما رفتن به یک روند اداری به خاطر مد، رویکرد معقولی نیست. میز گرم برای انواع خاصی از شرکت ها و کارمندان است و این شما هستید که تصمیم می گیرید آیا انتخاب هوشمندانه ای است یا خیر. از طرف دیگر، می توانید یک دفتر کار ترکیبی داشته باشید که دارای چندین میز دائمی به همراه یک فضای میز گرم باشد. یا می توانید با میز هتل به یک سیستم رزرو ساختار یافته تر اعتماد کنید.

همانطور که در نظر می گیرید چه چیزی برای تیم خود بهترین است، مقاله ما را در مورد توانمندسازی کارکنان خود برای دستیابی به پتانسیل کامل خود بررسی کنید.

تصویر ویژه: ClassicVector از طریق Shutterstock